چرا مدیران بزرگ، آهسته و پیوسته حرکت می‌کنند؟
اما باید دانست که عجولانه عمل کردن و به سرعت وارد مرحله اجرا شدن نه تنها فایده چندانی ندارد، بلکه تا حد زیادی زیان‌بار خواهد بود و موفقیت کل پروژه را متزلزل خواهد ساخت. تجربه نشان داده که اجرای بسیاری از برنامه‌ها و پروژه‌های نوآورانه و مبتکرانه فقط به این دلیل به شکست انجامیده که مدیران آن پروژه‌ها بدون بسترسازی و آماده کردن ذهنی کارکنان وارد فاز اجرا شدند و در نهایت هم پروژه‌ها به شکست‌های بزرگی منتهی شدند.
در واقع، آهسته و پیوسته عمل کردن، یکی از ویژگی‌های مشترک تمام مدیران بزرگ است. مدیران موفق کسانی هستند که در آغاز هر پروژه‌ای به شکلی حساب‌شده و به‌آهستگی عمل می‌کنند و زمینه‌سازی و آماده‌سازی ذهنی کارکنان را بر اقدامات سریع و عجولانه ترجیح می‌دهند. این آهسته و حساب‌شده حرکت کردن در مراحل ابتدایی پروژه‌ها به معنای تردید داشتن و متزلزل بودن نیست، بلکه یک استراتژی حساب‌شده است که اجرای درست آن می‌تواند به افزایش شفافیت، انگیزه کارکنان و آینده‌نگری کمک کند.
در واقع، شروع آهسته پروژه‌ها به کارکنان و تمام ارکان سازمان کمک می‌کند به‌روشنی بدانند قرار است به کجا برسند و چگونه باید مسیر مورد نظر را طی کنند و در برخورد با موانع و چالش‌ها به چه شکلی باید عمل کنند. به همین دلیل هم هست که تقریبا تمام رهبران سازمان‌بر این موضوع پافشاری می‌کنند که اگر می‌خواهید در مراحل بعدی یک پروژه با سرعت بیشتری عمل کنید و بر رقبا پیشی بگیرید، لازم است که در مراحل اولیه آن پروژه به‌آهستگی و حساب شده عمل کنید و ذهن و قلب و اراده کارکنان را برای اجرای هر چه بهتر آن پروژه آماده سازید. به این ترتیب، همراهی و موافقت و تعهد عمیق کارکنان را برای اجرای هر چه بهتر وظایفشان کسب می‌کنید.
پنج گام برای اجرای سریع‌تر پروژه‌ها
گام اول: در خصوص اهداف پروژه شفاف‌سازی کنید
رهبران سازمانی بزرگ همیشه تلاش می‌کنند قبل از اجرای هر برنامه و پروژه‌ای به‌روشنی توضیح دهند چرا و به چه علت باید آن پروژه را اجرا کرد و پیاده‌سازی یک برنامه چه پیامدهای مثبت و سازنده‌ای برای کلیت سازمان خواهد داشت. وقتی کارکنان متوجه شوند قرار است چه ماموریت مهم و موثری را انجام دهند و به کجا برسند، آنگاه با جان و دل و به شکلی دلسوزانه و متعهدانه وارد فاز اجرا خواهند شد.
در واقع شفاف‌سازی اولیه و قبل از آغاز مراحل اجرایی هر پروژه‌ای، می‌تواند اجرای سریع و قاطعانه و موثر آن پروژه توسط کارکنان و اعضای تیم‌های کاری را تضمین کند.
گام دوم: همه افراد را به مشارکت فعال دعوت کنید
یک برنامه یا پروژه، اگر حاصل خرد جمعی و مشارکت فکری و عملی تمام ارکان سازمان باشد به طور حتم در زمان اجرا به مشکل برخورد نخواهد کرد و به‌سرعت اجرایی خواهد شد. بنابراین لازم است که در زمان برنامه‌ریزی برای هر پروژه و قبل از اینکه وارد فاز اجرا شود، به شکلی صبورانه و حساب شده عمل کرد و از تمام کارکنان و کارشناسان سازمان نظرخواهی کرد. تمام این اقدامات باید به شکلی آهسته و پیوسته انجام شوند. البته آهسته حرکت کردن در این مرحله، از طریق بالا رفتن سرعت اجرا در مراحل بعدی به طور حتم جبران خواهد شد، چون کارکنانی که در شکل‌گیری یک پروژه مشارکت فعال داشته‌اند، به طور حتم در زمان اجرا با چابکی و سرعت عمل بیشتری اقدام خواهند کرد و بالاترین سطح تعهد و کوشش را از خود نشان خواهند داد.
گام سوم: اختلاف‌ها و تعارض‌ها را از همان آغاز شناسایی کرده و حل کنید
هر پروژه‌ای از همان آغاز با نظرات موافق و مخالف بسیاری روبه‌رو خواهد شد. پس چه بهتر است که این تعارضات و مخالفت‌ها خیلی زود و به‌محض شکل‌گیری، مورد توجه جدی رهبران سازمان قرار گیرد و برای حل آنها چاره‌اندیشی شود. در صورت عدم توجه به وجود این تعارضات و پاسخ ندادن به آنها در ابتدای پروژه‌ها، از سرعت و کیفیت اجرای آنها کاسته خواهد شد. کارکنانی که مخالفت‌هایشان مورد بی‌توجهی قرار گرفته به احتمال زیاد در مسیر اجرا کارشکنی یا کم‌کاری خواهند کرد.
همین مساله موجب کندتر شدن سرعت اجرای برنامه‌ها خواهد شد. بنابراین لازم است مدیران به‌محض اینکه متوجه شدند کارکنان با بخش یا بخش‌هایی از یک پروژه مشکل دارند و با رویکردهای پیشنهادی مخالف هستند، ضمن به‌رسمیت شناختن حق کارکنان برای مخالفت و انتقاد، در راستای شفاف‌سازی و حل تعارض اقدام کنند. به این ترتیب، بین کارکنان اعتمادسازی صورت می‌گیرد و به همین دلیل هم هست که بسیاری از مدیران شرکت‌های موفق، به شعار «مخالفت کن، اما متعهد باش» اعتقاد راسخ دارند.
گام چهارم: نقش‌ها و انتظارات را با دقت تعریف کنید
شفاف‌سازی اولیه و تعریف دقیق نقش‌هایی که کارکنان و اعضای تیم‌های کاری باید در زمان اجرای یک پروژه برعهده بگیرند تا حد زیادی جلوی کشمکش‌ها و اختلافات بعدی بین آنها را خواهد گرفت. این کار باعث می‌شود تمام کسانی که در اجرای یک پروژه ایفای نقش خواهند کرد، به‌روشنی بدانند چه وظایف و اختیاراتی دارند و چه کارهایی را باید یا نباید انجام دهند. بر این اساس، مدیران باید در مرحله ترسیم نقشه راه و تقسیم وظایف بین کارکنان به شکلی کاملا حساب شده و دقیق عمل کنند و از شتاب‌زدگی و عجولانه تصمیم‌گرفتن خودداری کنند.
گام پنجم: از متعهد بودن کارکنان برای اجرای پروژه‌ها مطمئن شوید
شما به‌عنوان مدیر یک پروژه باید قبل از استارت زدن و ملزم کردن کارکنان و اعضای تیم‌های کاری به انجام وظایفشان، اطمینان پیدا کنید که آنها خود را نسبت به اجرای هر چه بهتر آن پروژه متعهد می‌دانند. وقتی مطمئن شدید کارکنان شما نسبت به پروژه متعهد هستند و در طراحی و برنامه‌ریزی آن مشارکت داشته‌اند، می‌توانید وارد مرحله اجرا شوید؛ چون آنها اهداف و ارزش‌های پروژه را می‌شناسند و برای موفقیتش تلاش خواهند کرد.
منبع: Forbes
