مسیر دستیابی به کارآیی، انطباق و رضایت کارکنان؛
هفت فرآیند اصلی منابع انسانی
فرآیندهای منابع انسانی، استراتژی‌هایی هستند که وظایف اصلی منابع انسانی را تسهیل کرده و از چرخه عمر کارکنان پشتیبانی می‌کنند. فرآیندهای اصلی منابع انسانی شامل استخدام، همسوسازی کارکنان،آموزش و توسعه، مدیریت عملکرد، جبران خسارت و مزایا، روابط کارکنان و انطباق با قوانین است. این فرآیندها می‌توانند عملکرد یک کسب‌وکار را بهبود بخشیده، هدف کلی آن را روشن و به رشد آن کمک کنند. کارآمدتر کردن این فرآیندها تا حد امکان می‌تواند یک تجربه مثبت برای کارکنان ایجاد کرده و به کسب‌وکار مزیت رقابتی ببخشد.
هفت فرآیند اصلی منابع انسانی
این فرآیندها و رویه‌های منابع انسانی، بیشترین اهمیت را برای موفقیت منابع انسانی و سازمانی دارند:
۱- گزینش و استخدام
برای جذب و استخدام بهترین کاندیداها، نیازمند یک فرآیند استخدام ثمربخش هستید که بتواند آنها را جذب کند. آمارها نشان می‌دهد ۷۴ درصد کارفرمایان در مقطعی به استخدام کاندیدای اشتباه اعتراف می‌کنند. این امر باعث می‌شود هر مرحله از فرآیند استخدام به یک اندازه مهم باشد. نرم‌افزار ردیابی متقاضیان یک ابزار مفید برای انجام این کار است. این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند اطلاعات ارزشمندی را جمع‌آوری کرده و روند استخدام خود را تسریع کنید.
۲- همسوسازی کارکنان
همسوسازی کارکنان از لحظه‌ای که یک داوطلب قرارداد استخدام را با شرکت شما امضا می‌کند آغاز می‌شود و معمولا پس از ۹۰ روز یا سال اول استخدام به پایان می‌رسد. طبق گزارش موسسه گالوپ، تنها ۲۹ درصد از کارکنان برای نقش‌های جدید خود آماده هستند و پس از فرآیند همسوسازی است که امادگی خود را برای رشد و پیشرفت به‌دست می‌اورند. منابع انسانی مسوولیت پاسخگویی به استخدام شدگان جدید پیرامون محل کار و سوالات آنها را بر عهده دارد؛ سوالاتی در مورد نقش آنها، انتظارات عملکردی، تجهیزات ارائه شده، مزایای کارکنان و سیاست‌ها و رویه‌های شرکت.
۳- توسعه و آموزش
انجمن توسعه استعدادها (ATD) دریافته که آن دسته از شرکت‌هایی که برنامه آموزشی رسمی دارند، شاهد افزایش ۲۱۸ درصدی سودآوری به ازای هر کارمند و حاشیه سود بیشتر بوده‌اند. برنامه آموزشی و توسعه مناسب می‌تواند باعث افزایش حفظ کارکنان و رفع شکاف‌های مهارتی شود تا سازمان شما همچنان رقابتی باقی بماند. منابع انسانی مسوولیت این موارد را بر عهده دارد: ارزیابی نیازهای آموزشی، طراحی و توسعه برنامه‌های آموزشی، یافتن و انتخاب ارائه‌کنندگان آموزش، سازماندهی تدارکات آموزشی، تسهیل یا هماهنگی ارائه آموزش، ارزیابی اثربخشی آموزش، و نظارت بر انطباق آموزش.
روش‌های آموزشی نیز با رواج یافتن کار ترکیبی (حضوری/دورکاری) و پیشرفت‌های سریع فناوری، در حال ارتقا هستند. به‌عنوان یک متخصص منابع انسانی، دانستن اینکه از کدام ابزارهای جدید استفاده کنید و چگونه از آنها استفاده کنید، می‌تواند به شما در تسهیل رشد استعدادها کمک کند.
۴- مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد شامل برگزاری جلسات منظم مدیران با کارکنان برای تعیین اهداف، ارزیابی پیشرفت و ارائه بازخورد به آنها است تا بتوانند پتانسیل خود را به حداکثر برسانند. درحالی‌که اکثر مشاغل هر ۶ ماه تا ۱ سال ارزیابی عملکرد را انجام می‌‌دهند، اکنون تعداد بیشتری از آنها بازخورد ۳۶۰درجه را به عنوان یک رویکرد جامع‌تر برای ارزیابی عملکرد کارکنان انتخاب می‌کنند.
۵- جبران خسارت و مزایا
منابع انسانی مسوول ارائه و مدیریت بسته‌های جبران خسارت و مزایاست که شامل مدیریت حقوق و دستمزد، مزایا و پاداش‌هاست و نیاز به مدیریت دقیق دارد. اگرچه جویندگان کار هنگام بررسی پیشنهادات شغلی عوامل بسیار دیگری را هم در نظر می‌گیرند، اما بسته حقوقی مناسب همچنان برای جذب و حفظ استعدادهای برتر ضروری است.
۶- روابط کارکنان
روابط کارکنان شامل رسیدگی به نگرانی‌ها، مدیریت تعارض و ایجاد یک محیط کاری مثبت در حوزه منابع انسانی است و شامل مدیریت فرهنگ محیط کار، تضمین سلامت و ایمنی کارکنان و حمایت از تعادل بین کار و زندگی می‌شود. این موضوع می‌تواند به کاهش ترک شغل کارکنان کمک کند.
۷- انطباق
منابع انسانی باید اطمینان پیدا کند که سازمان از تمام قوانین و مقررات کار مربوطه پیروی می‌کند. این موارد بسته به صنعت، مکان و نوع کار انجام شده متفاوت است. شما به عنوان عضوی از تیم منابع انسانی شرکت، در طراحی و اجرای راهکارهایی مشارکت خواهید داشت که تضمین می‌کنند فعالیت‌های کسب‌وکار در هر زمان مطابق با قوانین و مقررات جاری بوده و از بروز جرایم یا مجازات‌های سنگین جلوگیری شود.
چگونه نقشه فرآیندها را بکشیم؟
ترسیم نقشه فرآیندهای منابع انسانی مستلزم تجسم مراحل مربوط به وظایف منابع انسانی، از جمله نقش‌ها، مسوولیت‌ها، تعاملات و گردش‌های کاری است.
این طرح یا نقشه بصری با هدف کمک به شناسایی ناکارآمدی‌ها و زمینه‌های بهبود در بخش منابع انسانی تهیه می‌شود. این مرجع بصری می‌تواند ارتباط و همکاری بین اعضای تیم را بهبود بخشد و با مستندسازی رویه‌های عملیاتی، انطباق را تضمین کند.
تعیین اهداف: اولین گام این است که بدانید می‌خواهید به چه چیزی دست پیدا کنید و موفقیت را چگونه تعریف می‌کنید.
به عنوان مثال، کدام فرآیندهای خاص منابع انسانی را باید ترسیم کنید و کدام معیارها را باید پیگیری کنید؟ به یاد داشته باشید که اهداف خود را با اهداف گسترده‌تر سازمان همسو کنید.
جمع‌آوری داده‌ها: در مرحله بعد، باید داده‌های مورد نیاز برای ترسیم فرآیندهای منابع انسانی خود را جمع‌آوری کنید. جمع‌آوری طیف وسیعی از داده‌ها که بتواند تمام ابعاد هر فرآیند را پوشش دهد، مهم است.
ایجاد نقشه: با این داده‌ها می‌توانید ترسیم نقشه را آغاز کنید. برای انجام این کار یک ابزار یا نرم‌افزار را انتخاب و از یک فرمت استاندارد پیروی کنید. سپس یک نمای کلی از هر فرآیند منابع انسانی اصلی را ایجاد و به طور عمیق‌تر به فرآیندها، اقدامات، و مسوولیت‌های کوچک‌تر در هر کدام بپردازید.
بهینه‌سازی فرآیندهای منابع انسانی: اکنون می‌توانید فرآیندهای منابع انسانی موجود خود را تجزیه و تحلیل کنید. حال چگونه می‌توانید بازدهی بیشتری داشته باشید، اتوماسیون را پیاده‌سازی کنید و ارزشمندی آن را افزایش دهید؟ فهرستی از فرصت‌های بهبود را تهیه کنید، مراحل مربوط به آن را بنویسید و آنها را اولویت‌بندی کنید.
اعمال تغییرات: حالا می‌توانید تغییرات پیشنهادی را اعمال کنید. یک برنامه عملیاتی دقیق، همراه با وظایف خاص، افراد درگیر، منابع مورد نیاز، و تاریخ تحویل، به همه کمک خواهد کرد در مسیر باقی بمانند.
نظارت بر پیشرفت: مرحله آخر، نظارت بر تاثیر تغییرات در فرآیندهای منابع انسانی شماست. معیارهایی که در ابتدا تعیین می‌کنید در سنجش موفقیتتان به شما کمک می‌کنند. اگر چیزی موثر نبوده، اکنون زمان آن رسیده است که دلیل آن را مشخص کنید و اصلاحات را انجام دهید. فراموش نکنید آنچه موثر بوده را به اشتراک بگذارید و آن را جشن بگیرید.
ساده‌سازی فرآیندها
در ادامه سه گام ساده برای ساده‌سازی فرآیندهای منابع انسانی و افزایش بهره‌وری ارائه می‌شود:
خودکار کردن فرآیندهای منابع انسانی
حذف فرآیندهای کاغذی و وظایف دستی تکراری، که باعث آزاد شدن زمان می‌شود را می‌توان صرف کارهای انسان‌محور و ارزشمند کرد. نرم‌افزار منابع انسانی می‌تواند وظایفی از جمله ورود داده‌ها، تولید گزارش و مدیریت اسناد را خودکار کند. برای مثال، یک نرم‌افزار مناسب می‌تواند به‌طور خودکار به مدیران یادآوری کند که داده‌های عملکرد کارکنان خود را در طول سال وارد کنند و اطمینان پیدا کند که آنها به‌طور منظم عملکرد کارکنان را پیگیری می‌کنند، بدون اینکه منابع انسانی مجبور باشد به طور مکرر از آنها درخواست کند.
استفاده از هوش مصنوعی در منابع انسانی
۹۲ درصد شرکت‌های فورچون ۵۰۰ از هوش مصنوعی مولد در گردش کار خود استفاده می‌کنند. به‌عنوان مثال، می‌توانید از چت‌جی‌پی‌تی برای نوشتن شرح شغل‌های جذاب، ارسال خودکار اسناد مهم به کاندیداها و استخدام‌های جدید و پیش‌بینی میزان جابه‌جایی کارکنان استفاده کنید.
چت‌بات‌ها و دستیاران مجازی همچنین این امکان را برای کارکنان فراهم می‌کنند که هر زمان بخواهند، وظایف اداری خود (مثلا درخواست مرخصی و مشاهده سابقه حقوق و دستمزد) را خودشان انجام دهند.
همچنین می‌توانند سریعا پاسخ دهند، بنابراین کارکنان نیازی ندارند منتظر بمانند تا کسی از منابع انسانی به آنها ایمیل ارسال کند.
استفاده از آنالیز داده‌ها در منابع انسانی
جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها برای کشف روندها و الگوهای کلیدی، می‌تواند به منابع انسانی در اتخاذ تصمیمات قوی‌تر و مبتنی بر شواهد، افزایش بهره‌وری، و کاهش هزینه‌ها کمک کند. به‌عنوان مثال، تحلیل‌های پیش‌گویانه می‌توانند نیازهای استخدام را پیش‌بینی کنند، درحالی‌که تحلیل احساسات می‌تواند رضایت کارکنان را اندازه‌گیری کند.
علاوه بر این، بینش‌های مبتنی بر داده می‌تواند با تنظیم برنامه‌ها برای برآوردن نیازهای نیروی کار، برنامه‌ریزی نیروی کار را بهینه کند، ترک شغل کارکنان را کاهش و مشارکت کارکنان را افزایش دهد و در نتیجه منجر به عملیات منابع انسانی موثرتر و چابک‌تر شود.
نتیجه‌گیری
ساده‌سازی فرآیندهای منابع انسانی برای افزایش بهره‌وری سازمانی، کاهش هزینه‌ها و بهبود تجربه کارکنان امری ضروری است. منابع انسانی می‌تواند از طریق خودکار کردن وظایف روتین مانند پردازش حقوق و دستمزد، مدیریت مزایا و جذب نیرو، به طور قابل‌توجهی کارهای دستی وقت‌گیر را کاهش داده و خطر خطای انسانی را به حداقل برساند.
همچنین، فرآیندهای منابع انسانی ساده‌شده، زمان پاسخگویی سریع‌تر و ارتباطات شفاف‌تر را تسهیل می‌کنند. از طرفی، رویه‌های ساده‌شده برای بررسی عملکرد و بازخورد کارکنان منجر به تعامل و رضایت بیشتر خواهد شد که به نوبه خود، انگیزه و رضایت بهتر کارکنان و بهبود همسویی بین اهداف فردی و سازمانی را در پی خواهد داشت.
