نکاتی برای کنار گذاشتن مسوولیتهای موقت مدیران پس از تکمیل تیم؛
شکستن عادت «همیشه کار کردن»
به این ترتیب، ناگهان بخش قابل‌توجهی از وقتتان آزاد می‌شود و فرصت دارید روی اولویت‌های اصلی‌تان متمرکز شوید و با واگذاری کارهای اضافی بکوشید تعادلی بین کار و زندگی برقرار کنید. اما اگر با دقت و آگاهانه در وضعیت خود بازنگری نکنید، شتاب و اینرسی برنامه کاری فعلی‌تان به سادگی می‌تواند این انعطاف‌پذیری نویافته را ببلعد.
ممکن است به خود بیایید و ببینید همچنان بی‌وقفه در جلسات گوناگونی حضور دارید، بیش از حد درگیر جزئیات پروژه‌های کوچک هستید و به ایمیل‌هایی پاسخ می‌دهید که حالا فرد دیگری باید آنها را مدیریت کند. به عبارت دیگر، شاید نیروی بیشتری در اختیار داشته باشید، اما کماکان تلاش می‌کنید همه‌چیز را خودتان مدیریت کنید.
من به‌عنوان مربی مدیریت زمان، بارها دیده‌ام که رهبران ارشد سازمان‌ها با ورود نیروی جدید، در رها کردن کنترل فعلی خود مشکل پیدا می‌کنند. دلیلش هم ساده است، در کوتاه‌مدت آسان‌تر است که به همان روال قبلی ادامه دهید، اما با این کار در بلندمدت به خود و تیمتان آسیب می‌زنید. اگر روی نقش و اولویت‌های اصلی خودتان تمرکز نکنید، نمی‌توانید تمام ظرفیت مدیریت‌تان را شکوفا کنید.
چنین رفتاری نه تنها نتایج تیم را محدود و نیروهای تازه‌وارد را ناامید می‌کند، بلکه رشد شما را کند کرده و فرصت خودمراقبتی را از شما می‌گیرد. برای اینکه بتوانید واقعا از مزیت زمانی حاصل از یک استخدام جدید بهره ببرید، باید هر کاری را که تا امروز انجام می‌دادید زیر سوال ببرید و وقتی مشخص شد چه کارهایی دیگر در حوزه کاری شما نیست، آنها را واگذار کنید.
اگر حس می‌کنید بالاخره افراد و منابعی را که به شدت به آنها نیاز داشتید، در اختیار دارید اما جایی در برنامه‌تان خالی نشده، یعنی در واگذاری وظایف به مشکل خورده‌اید.
اینها کارهایی است که باید بکنید تا وقتتان را پس بگیرید:
۱- هر چه زودتر خود را از جلسات حذف کنید
«جیل» مدیر فروش شرکتی بود و معاونش درست زمانی استعفا داد که بیش از هر زمان دیگری به او احتیاج داشتند. تیمشان مامور شده بود رشد ماه به ماه سنگینی را محقق کند تا به اهداف درآمدی کل شرکت برسند. جیل در غیاب معاون فروش، برای پر کردن آن جایگاه عملا تمام وظایف اضافه را بر عهده گرفت و برای اینکه بتواند ساعات بیشتری در محل کار باشد، حتی از برنامه ورزش صبحگاهی‌اش هم گذشت.
جیل می‌دانست که اگر عادت کند به طور مستقیم دستی بر آتش واحد فروش داشته باشد، وسوسه می‌شود حتی بعد از استخدام معاون جدید هم کارهای اجرایی را حفظ کند. او در آن برهه تصمیم‌گیری می‌کرد، با تیم ارتباط گرفته بود و مهم‌تر از همه داشت نتیجه می‌گرفت. اما می‌دانست اگر رها نکند، با استخدام نیروی جدید، جایگاه معاونت فروش، فقط اسما پر می‌شود نه در عمل. این در حالی است که او واقعا می‌خواست کمی از زمانش را آزاد کند تا راه نفسش باز شود.
من تشویقش کردم تمام جلسات موجود در تقویمش را – از جلسات تیمی و پروژه‌‌ای گرفته تا ملاقات‌های تک‌به تک - از منظر دیگری ارزیابی کند و ببیند با روی کار آمدن نیروی جدید لازم است خود او در آنها حضور داشته باشد یا نه. به این ترتیب او تصمیم گرفت بعد از دوره گذار اولیه که شامل معرفی مدیر جدید و آشنا کردن او با کار می‌شد، تقریبا تمام جلسات مرتبط با فروش را رها کند. باید به معاون فروش جدید اعتماد می‌کرد تا کارش را انجام دهد و اخبار و تصمیمات مهم را به او اطلاع دهد. این تصمیم نه تنها چندین ساعت از زمانش را آزاد کرد تا بتواند استفاده بهتری از آن داشته باشد، بلکه جایگاه نیروی جدید را به عنوان مسوول مستقیم آن حوزه تثبیت کرد.
۲- کارهایی را که دیگر مال شما نیست، واگذار کنید
«جیم» هم مشابه جیل، دوران بسیار سختی را پشت سر می‌گذاشت. او نه تنها مجبور بود به‌روزرسانی استراتژی‌‌های شرکت سهامی عام خود را در تمام سطوح سازمان مدیریت کند، بلکه به دلیل خالی بودن چند جایگاه مدیر پروژه، باید مدیریت چند پروژه ابتکاری را هم بر عهده می‌گرفت. حجم کارهایش کمرشکن بود.
جیم می‌دانست به محض جذب مدیران پروژه جدید، باید هر چه سریع‌تر وظایف را واگذار کند تا هم بتواند در سطح استراتژیک‌تری راه‌گشای تیمش باشد و هم دوباره در حدی کنترل وقتش را به دست بگیرد که بتواند صبح‌ها ورزش کند و عصرها با بچه‌هایش وقت بگذراند.
جیم علاوه بر حذف جلساتی که لزومی به حضور خودش نداشت، فهرست کامل پروژه‌ها و کارهای روزانه‌اش را هم بررسی کرد تا ببیند چه کارهایی را می‌تواند واگذار کند و در نهایت فهرستی از کارهایی تهیه کرد که می‌توانست با ورود نیروی جدید کنار بگذارد.
او در این مسیر گاهی دچار احساس ناامیدی می‌شد، چون خروجی تیم به استانداردهای او نمی‌رسید، اما به جای اینکه به این احساس ناخوشایند ببازد و کنترل را پس بگیرد، دست نگه داشت و از این موقعیت استفاده کرد تا فرآیند‌های بهتری بسازد. به عنوان نمونه، موعد زودتری را برای تحویل مشخص کرد تا برای بازبینی وقت کافی داشته باشند و کار را پیش از عرضه عمومی، برای اصلاح برمی‌گرداند. سازوکارهایی از این دست، بدون نیاز به حضور مستقیم جیم، کیفیت خروجی کار را تضمین می‌کردند.
۳- استراتژیک عمل کنید
«گری» به عنوان مدیری برجسته و پرتوان در یکی از شرکت‌های لیست فورچون ۱۰۰ می‌دانست با واگذاری کارها به نیروهای تازه استخدام‌شده، بهترین بهره‌ای که می‌تواند از زمانش ببرد این است که روی کارهای استراتژیکی تمرکز کند که محرک تلاش‌های واحدش باشد. اما در جریان جلساتی که برای کوچینگ مدیریت زمان با هم داشتیم، متوجه شد که از نظر احساسی در برابر این شیوه استفاده از زمان مقاومت پنهانی دارد.
گری این تصور را در درونش نهادینه کرده بود که هر چه در جلسات بیشتری حضور داشته باشی، یعنی آدم مهم‌تری هستی. هر چه زمان بیشتری را در برنامه کاری‌اش خالی می‌کرد، احساس عدم اطمینان و ناامنی بیشتری آرام آرام در جانش رخنه می‌کرد. نگران بود از چیزی جا بماند یا کم‌اهمیت تلقی شود. از آنجا که برنامه مشخص و از پیش تعیین‌شده‌ای برای استفاده از این زمان آزادشده نداشت، ناخودآگاه سمت گپ‌وگفت‌های غیررسمی محل کار و ایمیل کشیده می‌شد تا احساس مشغول بودن و درگیر بودن کند.
ما در فرآیند کوچینگ مدیریت زمان با این ترس‌ها روبه‌رو شدیم و درباره پایبندی به کار واقعا استراتژیک صحبت کردیم. این فرآیند شامل مرور شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در واحد‌گری و اندیشیدن به اقداماتی بود که می‌توانست برای تحقق اثربخشی آنها انجام دهد.
او دریافت فرصت‌های اثرگذاری‌اش عمدتا در دو حوزه است: کار فردی برای تعیین سمت و سوی اولویت‌های اصلی تیم و «مدیریت ذی‌نفعان» برای جلب حمایت.
همین که فهمید باید به چه دستاوردهایی برسد، خود را ملزم کرد زمان مشخصی را برای انجامشان در تقویم هفتگی‌اش مشخص کند. اگر بین جلساتش چند دقیقه کوتاه زمان داشت، عیبی نداشت آن را صرف کارهایی مثل گپ و گفت با همکاران کند، اما هر زمان که بیش از یک ساعت وقت آزاد داشت، روی فعالیت‌هایی تمرکز می‌کرد که اهداف واحدش را به شکل محسوسی پیش می‌برد.
۴- به خود مجال استراحت دهید
«سندی» یادش رفته بود چگونه باید آرام بگیرد و دمی استراحت کند. او عادت کرده بود از لحظه‌ای که چشم باز می‌کند
روز خود را با چک کردن ایمیل آغاز کند و حتی موقع خواب هم به مسائل پیچیده منابع انسانی فکر می‌کرد. نزدیک به یک سال طول کشید تا چند جایگاه ارشدی که او پوشش می‌داد پر شوند، اما فکر اینکه ارتباطش را با آن کارها کاملا قطع کند، از نظر جسمی برایش آزاردهنده بود.
یک شب که همسرش با دوستانش بیرون رفته بود و او هیچ کار فوری‌ای نداشت، نخستین واکنش غریزی‌اش این بود که ایمیل‌ها را چک کند تا از برنامه جلو بیفتد. هیچ‌کس انتظار نداشت سندی در خارج از ساعات اداری به ایمیلی پاسخ دهد، اما خود او این الگو را برای خود ساخته بود که از هر فرصتی برای کار کردن استفاده کند. خوشبختانه به لطف کوچینگ مدیریت زمان موفق شد خود را متوقف کند. او دریافته بود که همیشه کار بیشتری برای انجام دادن وجود خواهد داشت و اگر آگاهانه از کار فاصله نگیرد، هرگز مجالی برای استراحت پیدا نمی‌کند.
از سوی دیگر می‌دانست که اگر حالا که فرصت دارد سرش را خلوت نکند، در معرض فرسودگی قرار می‌گیرد.
پس به جای چک کردن ایمیل‌ها، سراغ فهرست لذت‌های کوچکی رفت که برای خودش تهیه کرده و کارهایی مثل قدم زدن و تماس با دوست صمیمی و تماشای تلویزیون را در آن جای داده بود.
از آنجا که آن شب پیش از تاریکی به خانه رسیده بود – اتفاقی که در مدت پوشش جایگاه‌های خالی تقریبا بی‌سابقه بود - تصمیم گرفت در محله قدمی بزند. با تمام وجود می‌خواست تلفن محل کارش را هم محض احتیاط با خود ببرد، اما در مقابل این وسوسه مقاومت کرد و بدون آن رفت.
در آن پیاده‌روی خوشایند، چیزهایی مثل تماشای آسمان و باغچه‌های زیبا و لذت بردن از صدای جیرجیرک‌ها را تجربه کرد؛ کارهایی که پشت کامپیوترش در محل کار همواره از آنها محروم بود. شانه‌هایش فرو افتادند و انقباض عضلاتش از بین رفت و دلش بعد از مدت‌ها آرام گرفت.
حواستان باشد که شکستن عادت «همیشه کار کردن» نیازمند تلاش آگاهانه است، اما اگر بتوانید انجامش دهید، احساس فوق‌العاده‌ای دارد.
منبع: HBR
