کارشناسان برای مقابله با پدیده «مولتی‌تسکینگ» چه پیشنهادهایی دارند؟
شمشیر دولبه تعدد وظایف
اما چرا این کار به بازدهی آسیب می‌زند؟ و چطور می‌توانیم تمرکزمان را حفظ کنیم تا کار بیشتری انجام دهیم؟ در اینجا چند کارشناس، استراتژی‌های امتحان‌شده‌ای را معرفی می‌کنند که می‌توانید آنها را جایگزین مولتی‌تسکینگ کنید و در نتیجه، تمرکز و کیفیت کار خود را ارتقا دهید.
قانون «نه به تلنبار کردن کارها»
«شان مک‌فیت»، بنیان‌گذار و مدیرعامل گروه آموزشی MTD:
این قانون کمک می‌کند پروژه‌ها را به شکلی معنادار به اتمام برسانید. تلاش برای انجام همزمان چند کار در محیط کار، درست مثل ترفند چرخاندن بشقاب‌ها در سیرک است، با این تفاوت که در محل کار، آخرش همه آنها می‌افتند و می‌شکنند. تجربه به من نشان داده که مولتی‌تسکینگ، سریع‌ترین راه برای این هست که خودتان را در ظاهر پرمشغله نشان دهید، درحالی‌که عملا دستاورد خیلی کمی دارید. ظاهرا حس می‌کنید پربازده هستید چون همزمان دارید هم ایمیل جواب می‌دهید، چند تا پروژه باز جلویتان است و به تماس‌ها پاسخ می‌دهید. ولی واقعیت این است که هر کاری را فقط در حد «یک خراش سطحی» پیش می‌برید. من قبلا پنج تا شش پروژه همزمان داشتم که هر کدام نهایتا ۳۰ درصد پیش رفته بودند. این به من توهم پیشرفت می‌داد اما عملا خروجی معناداری نداشتم.
مشکل اصلی مولتی‌تسکینگ، هزینه دائمی پریدن از یک کار به کار دیگر است. هر بار که از کاری، اصطلاحا به یک کار دیگر «سوئیچ» می‌کنید، مغزتان مجبور است مسیرش را از نو تنظیم کند. ریتم را از دست می‌دهید. کیفیت را هم همین‌طور. به جای این که تمام تمرکزتان را صرف انجام یک کار کنید، خودتان را میان چند کار، پراکنده می‌کنید تا حدی که هیچ کاری به حد استاندارد نمی‌رسد. بازدهی این نیست که فقط مشغول باشید. بازدهی یعنی انجام دادن، یعنی تاثیر داشتن. و این دقیقا چیزی است که مولتی‌تسکینگ مانعش می‌شود.
من یک راهکار به نام «قانون نه گفتن به تلنبار کردن کارها» دارم که همه چیز را برایم تغییر داد. خیلی ساده است: هیچ‌وقت اجازه نمی‌دهم همزمان، بیشتر از دو کار نصفه‌نیمه و باز داشته باشم. این یعنی اگر یک کار روی ۳۰ درصد مانده، حتما باید همان را تمام کنم و بعد می‌توانم بروم سراغ یک کار جدید. بدون استثنا. البته گفتنش خیلی راحت‌تر از انجام دادنش است.
این قانون، یک جور نظم خاص در زندگی‌ام ایجاد کرده که مجبورم می‌کند قبل از شروع هر کاری، خوب فکر کنم. چون وقتی کاری را شروع کردم، دیگر موظفم آن را به اتمام برسانم. این قانون اجازه نمی‌دهد تمرکزم را بین چند کار نصفه‌نیمه پخش کنم و در عوض، من را هل می‌دهد که خروجی واقعی و ملموس داشته باشم.
یک مثال مشخص: چند وقت پیش، دیدم که شش پروژه استراتژیک دارم که همزمان باز هستند. همه آنها نیز به شکل لاک‌پشتی پیش می‌رفتند و هیچ‌کدام حتی نزدیک به تمام شدن نبودند. ذهنم از این بابت خیلی شلوغ بود. وقتی قانون «نه به تلنبار کردن» را اجرا کردم، همه کارها را متوقف کردم و تمرکز و تعهدم را گذاشتم روی اجرای دو پروژه. اولی را در سه روز بستم. دومی را هفته بعدش. بعد هم رفتم سراغ بقیه. در کمتر از یک ماه، همه پروژه‌ها کامل شدند و تحویلشان دادم؛ کاری که با روش قبلی، احتمالا ماه‌ها طول می‌کشید و تیمم را به مرز دیوانگی می‌رساند!
چیزی که فهمیدم این است که اثر تمرکز در طول زمان، چند برابر می‌شود. این یعنی هر کاری که کامل می‌کنید یک جور شتاب به شما می‌دهد و فضای ذهنتان را خالی می‌کند. بعد از اجرای این روش، به خودتان می‌آیید و می‌بینید دیگر در کوهی از کارهای نیمه‌تمام غرق نیستید و در عوض دارید تاثیر واقعی ایجاد می‌کنید. یادتان باشد: مولتی‌تسکینگ در واقع همان پشت‌گوش‌اندازی حرفه‌ای است، فقط با یک نقاب گول‌زننده!
«شفافیت ذهنی»، موثرتر از هر ترفند افزایش بازدهی
«کی تیر»، مدیر شرکت Business Reimagined:
مولتی‌تسکینگ یکی از پرتکرارترین و فراگیرترین افسانه‌های دنیای کار امروز است. ما با افتخار از آن حرف می‌زنیم. مثل یک نشان افتخار از مهارتمان در مولتی‌تسکینگ یاد می‌کنیم. اما علم نشان داده که این کار، اصلا بهره‌وری نیست، بلکه فقط یک جور جابه‌جایی ذهنی است. هر بار که از وظیفه‌ای به وظیفه دیگر می‌پریم، زمان و انرژی ذهنی‌مان را از دست می‌دهیم. «یوهان هاری» در کتاب «تمرکز ربوده‌شده» به پژوهشی اشاره می‌کند که نشان می‌دهد بعد از هر بار تغییر کار، ممکن است بیش از ۲۰ دقیقه طول بکشد تا تمرکزتان را دوباره به طور کامل به دست آورید. حالا این را در یک روز کاری ضرب کنید: هزینه‌ای که بابت این سوئیچ کردن‌ها به عملکرد، سلامت و خلاقیتتان تحمیل می‌شود واقعا گزاف است.
ما در جلسات کوچینگ «اوج عملکرد»، هر روز این را از نزدیک می‌بینیم. مدیران می‌گویند همیشه آنلاین و در دسترس هستند ولی هیچ‌وقت حس نمی‌کنند در کارهایشان پیشرفتی حاصل می‌شود. مشکلشان حجم کارها نیست، ذهنشان است. وقتی ذهنتان پر از افکار جورواجور، کارهای ناتمام و دغدغه‌هاست، شما مولتی‌تسکینگ نمی‌کنید بلکه دارید توجهتان را تکه‌پاره می‌کنید و هر قسمتش را به یک سو می‌فرستید.
موثرترین راهکاری که من برای حفظ تمرکز پیدا کردم نه تقسیم‌بندی زمان بوده و نه دسته‌بندی کارها، بلکه درک این است که ذهنم چطور کار می‌کند. نه هوش هیجانی، نه ترفندها، بلکه بینش. وقتی آدم‌ها بفهمند تجربه ذهنیشان از «درون» ایجاد می‌شود نه تحت فشار یا شرایط بیرونی، دیگر دست از تلاش برای کنترل عوامل بیرونی برمی‌دارند و کار را از درون و شفافیت درونی خود شروع می‌کنند.
در عمل، این یعنی وقتی حس می‌کنم تحت فشار کارم، سراغ ترفندهای بهره‌وری نمی‌روم. متوجه هستم که این هجوم افکار درهم و برهم است که دارد در من حس فشار ایجاد می‌کند، نه اینباکس ایمیلم. به محض اینکه این را درک می‌کنم، ذهنم آرام می‌شود و تمرکزم خود به خود برمی‌گردد. این شناخت، استرس را مدیریت نمی‌کند بلکه آن را محو می‌کند.
ما همین اصل را در برنامه‌هایمان نیز به کار می‌بریم. یکی از مشتری‌هایمان در حوزه داروسازی از آن نتایج چشم‌گیری گرفته: ۹۳ درصد شرکت‌کننده‌ها گفتند استرس و فشار ذهنیشان کم شده. و ۸۸ درصد نیز گفتند که بعد از یادگیری مدل «از درون به بیرون»، توان تصمیم‌گیریشان بهتر شده. وقتی آدم‌ها دست از جنگ با افکارشان برمی‌دارند و در عوض، با ذهنی شفاف شروع به کار می‌کنند، بازدهی، خلاقیت و مشارکت در امور، به دنبالش می‌آیند، بدون این که فرد دچار فرسودگی شود.
نکته مهم چیست؟ اگر ذهنتان شلوغ و پرهیاهوست، نمی‌توانید با برنامه‌ریزی بیشتر، نجاتش دهید. بازدهی، از «بیشتر انجام دادن» حاصل نمی‌شود بلکه از کمتر فکر کردن می‌آید. برتری واقعی در محیط کار مدرن، مولتی‌تسکینگ نیست بلکه شفافیت ذهنی است.
«جداسازی فضاهای دیجیتال» برای تقویت تمرکز ذهنی
«یان هندریک فن آهلن»، مدیر، هم‌بنیان‌گذار و مربی شغلی در JobLeads:
ما انسان‌ها برای مولتی‌تسکینگ ساخته نشده‌ایم. حتی اگر مطمئن باشید که استاد مولتی‌تسکینگ هستید، باز هم ممکن است در بلندمدت، این کار به بازدهی و بازه توجهتان آسیب بزند. تمرکز روی چندچیز به طور همزمان، استرس را بالا می‌برد و توانایی ورود به حالت «تمرکز عمیق» را کم می‌کند؛ همان چیزی که برای کارهایی مثل ایده‌پردازی، برنامه‌ریزی یا طراحی استراتژی، ضروری است. در بلندمدت، مولتی‌تسکینگ می‌تواند خلاقیتتان را به کلی نابود کند.
کاری که من برای حفظ تمرکزم انجام می‌دهم این است که محیط‌های دیجیتالم را جدا کنم. درست است که گزینه راحت‌تر این است که همه چیز را یکجا جلوی چشمتان داشته باشید، اما این کار تمرکزتان را از بین می‌برد. مثلا من دو تا مرورگر دارم که یکی، فقط مختص کارهای عمیق و تحقیقاتی است. یک مرورگر دیگر هم دارم که مختص کارهای سبک‌تر یا سرگرمی‌هایی مثل شبکههای اجتماعی است. به مرور زمان، مغزتان هر ابزار را با نوع کاری که با آن انجام می‌دهید گره می‌زند. وقتی مرورگر کاری‌ام را باز می‌کنم و فقط تب‌ها و بوکمارک‌های کاری را می‌بینم، ذهنم فورا می‌رود به حالت جدی. شاید ساده یا حتی مسخره به نظر بیاید، اما همین نشانه‌های کوچک ذهنی، اصطکاک ذهنی را کم می‌کند و کمک می‌کند تمرکزم از بین نرود.
«تقسیم‌بندی زمان»، کلید افزایش کیفیت
«رمی روی اوسی»، بنیان‌گذار PodGround:
مولتی‌تسکینگ در بسیاری از محیط‌های کاری تبدیل به یک امر عادی و حتی مورد انتظار شده است. مثلا ممکن است شما را به عنوان مدیر شبکههای اجتماعی استخدام کنند اما خیلی زود به خودتان می‌آیید و می‌بینید که باید کارهایی مثل طراحی گرافیک، کپی‌رایتینگ و چند کار دیگر را هم انجام دهید. وقتی سعی می‌کنیم همه چیز را با هم انجام دهیم، حتی اگر به نظر «نرمال» بیاید، کیفیت کار لطمه می‌بیند.
بزرگ‌ترین مشکل مولتی‌تسکینگ از نظر من این است که خیلی راحت، بعضی چیزها از قلم می‌افتند. از جزئیات غافل می‌شوید، کارها را هول هولکی انجام می‌دهید و از کاری به کار دیگر می‌پرید، بدون آنکه فضای ذهنی برای عمیق شدن داشته باشید. همزمان که دارید نوتیفیکیشن‌ها را چک می‌کنید، صدای گفت‌وگوی همکارها را در فضای باز شرکت می‌شنوید و برای جلسه بعدی آماده می‌شوید، سعی می‌کنید کار با کیفیت ارائه دهید. این نسخه موفقیت نیست.
و دقیقا هدفمان باید همین باشد: کاری که عمیق، فکر شده و با دقت باشد و نتیجه دهد. یکی از راهکارهایی که به من و تیمم برای حفظ تمرکز کمک می‌کند، بلوک‌بندی زمان است. این یعنی زمان مشخصی از تقویم را به کارهای مهم اختصاص دهیم و همانقدر به این زمان‌ها احترام بگذاریم که برای جلسات کاری، ارزش و احترام قائلیم (یعنی سر وقت شروع می‌کنیم، وسطش گوشی یا ایمیل چک نمی‌کنیم و به کارهای دیگر نمی‌پردازیم).
من به عنوان یک بنیان‌گذار، در حال حاضر روزهایی را فقط به جلسات اختصاص می‌دهم و روزهای دیگر را برای کارهای عمیق خالی می‌گذارم. به این ترتیب، دیگر در یک ساعت مجبور نیستم دائم از کاری به کار دیگر سوئیچ کنم؛ مثلا از تماس‌های استراتژی به نوشتن متن تبلیغاتی. و واقعا فرقش محسوس است. به جای اینکه یک کار را در سه روز، هر بار فقط نیم ساعت انجام دهم، حالا بیشتر وقت‌ها آن را در یک بازه طولانی‌تر تمام می‌کنم. این طوری در کار غرق می‌شوم، کیفیت کار بالا می‌رود و استرسم خیلی کمتر است.
«فرآیندهای کارآمد»، راز مولتی‌تسکینگ موفق
صدرا طارق، مالک شرکت انرژی «کیوریو سولوشنز»
وقتی تمرکز بیشتر از کیفیت روی کمیت باشد، می‌تواند باعث افت بازدهی و بهره‌وری شود. وقتی فقط دنبال این هستید که کارها را سریع جمع کنید، ممکن است کیفیت را فدا کنید چون برای هر کار، وقت یا فکر یا تمرکز کافی نمی‌گذارید. بهترین راه برای متمرکز ماندن این است که اولویت‌ها را درک و مشخص کنید، بر اساس اهداف کسب‌وکار، پتانسیل درآمدزایی، میزان اثرگذاری هر کار یا هر عامل دیگری که برای خودتان یا سازمانتان مهم است.
برای من، ترکیب جادویی «یک فرآیند کارآمد»، «حفظ نظم» و «منبعی از قالب‌های پیش‌ساخته»، راهکاری بوده برای آن که بتوانم در مولتی‌تسکینگ مهارت پیدا کنم و کار با کیفیت ارائه دهم. این روش، هم کلی در زمان صرفه‌جویی می‌کند و هم کمکم می‌کند چند کار را با هم پیش ببرم بدون آنکه کیفیت، فدا شود.
فرآیندهای کارآمد: وقتی همزمان مدیریت چند پروژه را بر عهده دارید، باید یک گردش کار (workflow) قدرتمند برای مراحل ساخت، تایید، اجرا و بهینه‌سازی داشته باشید. طبق تجربه من، این کار باعث هماهنگی بیشتر، ارتباط موثرتر و همکاری قوی‌تر بین تیم‌ها شده، درحالی‌که روند کار را سرعت می‌بخشد، موانع را کاهش می‌دهد و نتیجه نهایی را بهتر می‌کند. به‌علاوه، زمان راه‌اندازی کمپین‌هایمان را از بیش از یک هفته به دو روز کاهش داده است.
حفظ نظم: من با استفاده از یک سیستم پوشه‌بندی متمرکز، تمام اسناد و منابع را یکجا قرار می‌دهم تا اعضای تیم بتوانند بدون اتلاف وقت، فقط با چند کلیک به اطلاعات لازم دسترسی پیدا کنند و مجبور نباشند برای دریافت اطلاعات، کلی زمان صرف سرچ کردن یا پرس و جو از همکارها کنند. این طوری، تمرکز بیشتر و تصمیم‌گیری‌ها سریع‌تر و ساده‌تر می‌شود.
قالب‌ها: سابقا، ساعت‌ها زمان هدر می‌رفت چون افراد ذی‌نفع مجبور بودند هر بار، اسناد گزارش‌ها را از صفر بنویسند که باعث تاخیر در اجرای کمپین‌ها و ضرر مالی برای شرکت می‌شد. من برای جلوگیری از اتلاف وقت در تهیه گزارش‌ها، قالب‌های آماده‌ای طراحی کردم که به راحتی بتوانند آنها را با گزینه‌های پرکردنی، منوهای کشویی و سایر ویژگی‌ها تکمیل کنند. کاری که معمولا بیش از ۳۰ دقیقه تا یک ساعت زمان می‌برد، حالا نهایتا ۱۵ دقیقه طول می‌کشد.
منبع: Fast Company
