روشهای همسوسازی اهداف کارکنان با اهداف سازمان برای حرکت به سمت موفقیت
چگونه چارچوبی برای مدیریت عملکرد ایجاد کنیم؟
تحقیقات موسسه «گارتنر» نشان داده است که ۵۹ درصد کارکنان، سیستمهای سنتی بررسی عملکرد را ناکارآمد میدانند. بدیهی است که سازمانها (و منابع انسانی) به دنبال روشهای مدرنتری برای مدیریت عملکرد باشند.
عناصر مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد یک فرآیند استراتژیک و مستمر بین مدیران، کارکنان و منابع انسانی است. این فرآیند شامل ابلاغ انتظارات و مسوولیتها، بررسی عملکرد، تعیین هدف و اجرای استراتژی توسعه است. هدف مدیریت عملکرد، کمک به همسو کردن اهداف فردی کارکنان با اهداف سازمانی، آمادهسازی آنها برای موفقیت و ایجاد یک محیط کار است که همه را به تحقق پتانسیلهایشان تشویق کند. برای مدیریت عملکرد موثر، پنج عنصر اصلی وجود دارد که عبارتند از:
۱. تعیین هدف: مدیران همراه با کارکنان، اهداف SMART (ویژه، قابل اندازهگیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمانبندیشده) را که با چشمانداز کلیتر شرکت همسو هستند، تعیین و پیگیری میکنند. این اهداف معمولا مربوط به عملکرد کاری و توسعه شغلی هستند.
۲. بازخورد مداوم: مدیران و کارکنان بهطور منظم طی سال برای بحث درمورد عملکرد و اهداف سازمان با یکدیگر ملاقات میکنند. این بازخورد مکرر و فوری به ایجاد اعتماد، شناسایی مشکلات پیش از اینکه تشدید شوند و پرورش فرهنگ رشد کمک میکند.
۳. نظارت بر عملکرد: منابع انسانی و مدیران با ردیابی معیارها و شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) و ارائه منظم بازخورد سازنده، عملکرد کارکنان را بر اساس اهداف خود نظارت میکنند.
۴. توسعه و آموزش: بسته به پیشنهاد مدیران، منابع انسانی ممکن است دورههای آموزشی کوتاهمدت یا مربیگری عملکرد را برای کارکنانی که دارای عملکرد ضعیف هستند، ارائه دهد. از سوی دیگر، به کارکنانی که دارای عملکرد بالایی هستند ممکن است پروژههای اضافی اختصاص داده شود تا از توانایی آنها حداکثر استفاده به عمل آید.
۵. قدردانی و پاداش: سازمان، عملکرد کارکنان را از طریق بررسیها یا ارزیابیهای منظم برآورد میکند. عملکرد ضعیف مداوم میتواند منجر به اخراج شود؛ درحالیکه عملکرد عالی میتواند به پاداش یا ارتقا منجر شود.
انواع چارچوب مدیریت عملکرد
چارچوب مدیریت عملکرد (که با نام سیستم مدیریت عملکرد نیز شناخته میشود) رویکردی هدفمند است که مدیران منابع انسانی و تیمها برای نظارت و بهبود عملکرد کارکنان از آن استفاده میکنند. این چارچوب مشخص میکند چگونه یک سازمان مدیریت عملکرد را با نگاهی به استراتژی مدیریت عملکرد، فرآیندهایی همچون ریتم و مقیاس رتبهبندی، سیستمها و فناوری، پیادهسازی میکند. همچنین نقشها و مسوولیتهای نقشآفرینان مختلف در این فرآیند تعریف میشود.
یک چارچوب قابل اطمینان برای مدیریت عملکرد مشخص میکند که چگونه مدیریت عملکرد، عملکرد سازمانی را هدایت و از آن پشتیبانی میکند و هماهنگی شفاف بین نقشآفرینان مختلف را تضمین میکند. چند نوع چارچوب مدیریت عملکرد وجود دارد که برخی از آنها مدرنتر و متفاوتتر از روشهای سنتی هستند که ممکن است با آنها آشنا باشید. این موارد عبارتند از:
روش مدیریت عملکرد مرسوم: این رویکرد سنتی، بر بررسیهای عملکرد سالانه یا ۶ماهه متکی است. مدیران، هر نیروی کار را با استفاده از یک مقیاس رتبهبندی مورد ارزیابی قرار میدهند و در جلسات رسمی بازخورد میدهند.
روش اهداف و نتایج کلیدی مبتنی بر رسالت سازمان: این روش بر همسوسازی اهداف فردی و تیمی با رسالت گستردهتر سازمان تمرکز دارد و امکان بررسیها و تنظیمات منظم را برای اطمینان از همسویی مداوم فراهم میکند.
روش بازخورد مشتری-همکار-مدیر: بر اساس دیدگاه مشتری از تاثیر کار، این روش برای محیطهایی که ارتباط خیلی نزدیکی با مشتریان دارند و ریتم شفاف تعاملات مناسب است.
روش گفتوگوی مستمر: این رویکرد که مبتنی بر بحثهای مداوم عملکرد در مورد سوالات کلیدی و معیارهای مرتبط با تاثیر داخلی است، برای انواع مختلف کار مفید است و میتواند برای تیمها یا مشتریان مختلف بهکار گرفته شود.
روش بازتاب معکوس: این روش شامل بازخورد مداوم است و میتواند برای وظایف و کارهای مبتنی بر پروژه در چارچوب ریتمها و پارامترهای تعیینشده استفاده شود.
۶ گام برای ایجاد چارچوب مدیریت عملکرد موثر
ایجاد یک چارچوب مدیریت عملکرد که به نفع همه افراد سازمان شما باشد، نباید کار دشواری باشد. در ادامه به چند مرحله ساده برای تضمین موفقیت آن اشاره میکنیم:
۱. ارزیابی نیازها و اهداف سازمانی
اولین گام این است که بدانید سازمان شما میخواهد به چه چیزی دست پیدا کند و همچنین چالشها و اولویتهای منحصر به فرد آن را بشناسید. سپس شیوههای مدیریت عملکرد موجود، اثربخشی آنها و زمینههای بهبود را مورد ارزیابی قرار دهید.
همچنین باید ارزشها و فرهنگ سازمانی را مورد توجه قرار دهید؛ زیرا مدیریت عملکرد تاثیر مستقیمی بر این عوامل دارد. از طرفی، باید با فرهنگ و ارزشهای شرکت همسو باشد. سپس اهداف SMART را تعیین کنید. در مرحله بعد، از بهینهسازی منابع برای شناسایی منابع، مهارتها و شایستگیهای لازم در جهت دستیابی به اهداف سازمانی استفاده کنید.
همچنین، مهارتها، دانش و تواناییهای فعلی نیروی کار را شناسایی کنید تا نوع توسعه کارکنان را که برای پشتیبانی از رشد آنها و برآورده کردن نیازهای شرکت لازم است، درک کنید. در عین حال، به یاد داشته باشید که شکافها یا خطرات بالقوهای را که میتوانند بهطور قابلتوجهی بر شرکت تاثیر بگذارند، مشخص کنید.
۲. شفافسازی نقشها و مسوولیتها
ذینفعان کلیدی شامل کارکنان و مدیران در بخشها و سطوح مختلف هستند. بنابراین به جای دیکته کردن اهدافی که کارکنان باید به آنها دست یابند، از آنها دعوت کنید اهداف خود را تعیین و برای دستیابی به آنها برنامهریزی کنند.
همچنین، به جای اینکه یک سند بررسی عملکرد را تهیه و آن را به مدیران ارسال کنید، این اختیار را به آنها بدهید تا سندی را با فرمتی که برای آنها مناسب است، تهیه کنند. این کار به آنها کمک خواهد کرد سوالات مرتبط و مفیدی را برای سنجش عملکرد تیم خود در آن بگنجانند.
اگرچه همه ذینفعان در ایجاد چارچوب مدیریت عملکرد دخیل نیستند، اما همه آنها در عملیاتی کردن آن نقش دارند. نقش شما ایجاد چارچوبی مشترک متناسب با اهداف کسبوکار است. این فرآیند مدیران صف را قادر خواهد کرد در قبال مدیریت عملکرد کارکنان مسوولیتپذیر باشند و کارکنان نیز مسوولیت توسعه و پیشرفت خود را برعهده بگیرند.
همچنین ارتباطات مداوم بین منابع انسانی، مدیران و کارکنان را حفظ کنید تا بتوانید برای ایجاد یک چارچوب مدیریت عملکرد همکاری کنید. این کار حس مالکیت بیشتر بر فرآیند را به همه میدهد که میتواند به افزایش تعامل و انگیزه کمک کند.
۳. طراحی اجزای چارچوب
کار خود را با استراتژی و اهداف کلی چارچوب آغاز کنید، سپس شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) را برای کمک به اندازهگیری هر هدف تعیین کنید. علاوه بر این، فرآیند را تعریف کنید که شامل نحوه تعریف و سلسلهمراتب اهداف، آهنگ اندازهگیری (چه زمانی و چگونه عملکرد را اندازهگیری کنیم) و مقیاس رتبهبندی میشود. در مرحله بعد، برنامههای آموزشی و توسعهای را که برای آنها برنامهریزی کردهاید، تدوین کنید و طبق یک برنامه زمانی مشخص، شروع به اجرای آنها کنید.
علاوه بر بررسی سالانه فرآیند، نقطه تعاملات افراد با سازمان را برنامهریزی کنید تا منابع انسانی، مدیران و کارکنان بتوانند رابطه قویتری ایجاد کنند. این کار این فرصت را به کارکنان میدهد تا نظرات خود را به اشتراک بگذارند. این بررسیها نیازی به کاغذبازی ندارند و میتوانند به سادگی یک «گفتوگو» باشند که هر دو هفته یا هر ماه برنامهریزی میشود.
فرآیند قدردانی و پاداش خود را برنامهریزی کنید. اینکه شرکت چگونه به نقشآفرینان برتر بهخاطر مشارکتشان پاداش میدهد؟ دانستن اینکه کارکنان شما برای چه چیزی ارزش قائل هستند، در تصمیمگیری در این خصوص به شما کمک خواهد کرد. برای اجرای چارچوب جدید مدیریت عملکرد خود تاریخی را تعیین کنید و از قبل به همه اطلاع دهید.
۴. پیادهسازی راهکارهای فناوری
برای ارسال یادآوریهای خودکار قبل از جلسات از یک پلتفرم متمرکز استفاده کنید و تمام اسناد مهم را در مکانی امن که توسط یک فضای ابری پشتیبانی میشود، ذخیره کنید. این کار به شما کمک میکند از پیشرفت و نیازهای هر نیروی کار مطلع باشید. پلتفرمی را انتخاب کنید که به خوبی با سیستمهای منابع انسانی موجود شما ادغام میشود و امکان سفارشیسازی را برای انعطافپذیری بیشتر فراهم میکند.
پس از انتخاب پلتفرم، بر پیادهسازی و آموزش مناسب تمرکز کنید تا مطمئن شوید که همه کاربران نحوه استفاده از سیستم جدید را درک میکنند. علاوه بر این، برای ارائه کمکهای مداوم یک سیستم پشتیبانی ایجاد کنید و پس از اجرا، بهطور مداوم آن را ارزیابی و اصلاح کنید. از کاربران بازخورد بگیرید تا زمینههایی را که نیاز به بهبود دارند، شناسایی کنید و اطمینان حاصل کنید که سیستم به خوبی به هدف خود عمل میکند.
۵. آموزش و پشتیبانی مدیران
گام نهایی در توسعه یک چارچوب مدیریت عملکرد موثر، آموزش مدیران برای تسهیل آن، ایجاد اعتماد به کارکنان و کمک به آنها در دستیابی به اهدافشان است. کمکها و پشتیبانی لازم را به همه طرفین ارائه کنید تا اطمینان شود که کارکنان منابع لازم را برای به حداکثر رساندن پتانسیل خود در اختیار دارند و مدیران نیز برای مدیریت عملکرد ضعیف، کاملا مجهز هستند.
۶. آزمایش و اصلاح چارچوب
گام بعدی اجرای آزمایشی چارچوب است. آماده شنیدن بازخورد باشید تا بتوانید تاثیر چارچوب مدیریت عملکرد خود، آنچه را که کارآمد است و آنچه را که باید بهبود یابد، درک کنید. این بازخورد میتواند مشخص کند که چرا برخی کارکنان ممکن است عملکرد ضعیفی داشته باشند یا چرا برخی اعضای تیم به طور مداوم به اهداف خود میرسند درحالیکه برخی دیگر نمیرسند. فقط به جمعآوری بازخوردها اکتفا نکنید و از آن برای بهبود چارچوب خود در طول زمان استفاده کنید.
نتیجهگیری
یک چارچوب مدیریت عملکرد قوی میتواند از طریق همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف شرکت، هم رشد کارکنان و هم موفقیت سازمانی را هدایت کند. همچنین انتظارات شفاف، بازخورد مداوم و توسعه شغلی را تضمین کند. با ادغام فناوری، مشارکت ذینفعان کلیدی و تمرکز بر اصلاح مستمر، میتوانید چارچوبی ایجاد کنید که نه تنها مشارکت و بهرهوری کارکنان را افزایش میدهد، بلکه شفافیت و انصاف را هم در ارزیابیهای عملکرد ارتقا میدهد. نهایتا، موفقیت چارچوب شما به توانایی تطبیقپذیری و پشتیبانی آن از مدیران و کارکنان بستگی دارد. حرکت از ارزیابیهای عملکرد سنتی و سختگیرانه به سمت فرآیندهای بازخورد پویاتر و مداوم میتواند رضایت و عملکرد کارکنان را افزایش دهد.
منبع: AIHR
