چند کارمند برای یک مدیر؟
آیا برد پیت بازیگر خوبی است؟ بستگی دارد به نوع فیلمی که بازی می‌کند. آیا همه حقیقت را نگفتن کار درستی است؟ بستگی دارد به شرایط؛ مثلا شاید اگر پای امنیت ملی یک کشور در میان باشد. آیا دست زدن هنگام فرود هواپیما کار مناسبی است؟ بستگی دارد به اینکه آیا خلبان تا به حال پرواز کرده یا نه.
مدت‌هاست که مردم تلاش کرده‌اند پاسخی قطعی برای این پرسش پیدا کنند که یک مدیر باید چند نفر را مستقیما زیر نظر داشته باشد
(در اصطلاح مدیریتی به آن «دامنه کنترل» گفته می‌شود). «هانری فایول»، مهندس معدن در قرن نوزدهم و یکی از بنیان‌گذاران اندیشه مدیریتی، معتقد بود یک نفر در رأس سازمان نباید بیش از شش نیروی زیردست مستقیم داشته باشد. برخی افراد می‌گویند این عدد جادویی هفت نفر است؛ با تلورانس دو نفر کمتر یا بیشتر؛ عددی که ظاهرا از پژوهشی کاملا غیرمرتبط درباره ظرفیت حافظه کوتاه‌مدت انسان برای نگهداری اطلاعات به دست آمده است. عده‌ای دیگر عدد بالاتری را مناسب می‌دانند. اما واقعیت این است که هیچ عدد بهینه‌ای وجود ندارد و همه‌چیز واقعا به شرایط بستگی دارد.
این موضوع با یک نگاه ساده به اطراف کاملا قابل درک است. تعداد زیردستانی که مدیران دارند بسیار متفاوت است، حتی درون یک سازمان. فانیش پورانام، استاد استراتژی در مدرسه کسب‌وکار «اینسید»، معمولا از مدیران اجرایی در دوره‌هایش می‌پرسد چند نفر زیردست مستقیم دارند. کمترین عددی که تاکنون دیده، دو نفر بوده و بیشترین عدد، ۲۲ نفر.
پس باید گفت:
بستگی دارد: به نوع کار. «رانجای گولاتی» از مدرسه کسب‌وکار هاروارد اشاره می‌کند که دامنه کنترل تا حدی به نوع کار بستگی دارد. خود فایول هم این را پذیرفته بود. او معتقد بود که اگر کار ساده باشد، سرپرستان در سطوح پایین‌تر سازمان می‌توانند بین ۲۰ تا ۳۰ نفر را مدیریت کنند. کاری که روتین و بدون تنوع باشد، احتمالا مشکلات کمتری نسبت به یک کار پیچیده ایجاد می‌کند.
بستگی دارد: به میزان تقسیم‌پذیری کار. پورانام می‌گوید بخش بزرگی از وظیفه یک مدیر، حل‌وفصل اختلاف‌هاست. اگر کارها به‌صورت واحدهای مستقل تقسیم شده باشند، احتمال بروز اختلاف کمتر می‌شود.
بستگی دارد: به نوع فرهنگ سازمان. هر چه تعداد افراد تیم بیشتر باشد، زمان کمتری برای رسیدگی به هر فرد باقی می‌ماند. اگر شرکت شما به استقلال و همکاری اهمیت زیادی بدهد، این مساله چندان مشکل‌ساز نیست. در چنین حالتی، دامنه کنترل گسترده یک مزیت است، نه یک ایراد. اما در شرکت‌هایی با ساختار سلسله‌مراتبی، دامنه کنترل محدودتر ترجیح داده می‌شود.
بستگی دارد: به نوع کارکنانی که دارید. افراد بسیار توانمند بهتر می‌توانند خودشان را مدیریت کنند.
و بستگی دارد: به نوع مدیری که هستید. مدیران منظم و پرانرژی نسبت به کسانی که بی‌برنامه‌اند، می‌توانند افراد بیشتری را مدیریت کنند. و مدیرانی که وقت زیادی را صرف آموزش و هدایت تیم خود می‌کنند، نسبت به آنهایی که چنین کاری نمی‌کنند، احتمالا دامنه کنترل محدودتری را ترجیح می‌دهند.
با گذشت زمان، دامنه کنترل به تکنولوژی‌های نوین نیز وابسته شده است. فایولِ بیچاره، ابزارهایی مثل برنامه «اسلک» را در اختیار نداشت. هوش مصنوعی ممکن است نسبت مدیران به کارکنان را به‌طرز چشم‌گیری تغییر دهد.
اما حتی اگر عدد بهینه مشخصی وجود نداشته باشد، برای تعداد افرادی که به طور مستقیم زیردست یک مدیر قرار می‌گیرند، محدودیت‌هایی طبیعی وجود دارد. اگر این تعداد خیلی کم باشد، روند کاری شرکت به‌سرعت دچار اختلال می‌شود. دامنه کنترل محدود معمولا با لایه‌های مدیریتی بیشتر همراه است.
در نتیجه، اطلاعات با کارآیی کمتری منتقل می‌شود و تصمیم‌گیری کندتر می‌شود. وقتی نیلز کریستینسن در سال ۲۰۱۷ مدیرعامل شرکت لگو شد، هدفش این بود که سرعت عملکرد این شرکت اسباب‌بازی‌سازی را بالا ببرد. یکی از اقدامات اولیه‌اش این بود که ساختار سازمان را ساده‌تر کند و مدیرانی را که تعداد زیردستان مستقیمشان خیلی کم بود، حذف کند. اگر تعداد افراد تحت مدیریت خیلی زیاد شود، بیشتر مدیران دچار فشار و سردرگمی می‌شوند.
جنسن هوانگ، مدیرعامل شرکت انویدیا، به همه نشان داده که اگر فردی فوق‌العاده بااستعداد باشید، بی‌وقفه کار کنید و جلسات فردی نداشته باشید، چه چیزهایی امکان‌پذیر می‌شوند. او بیش از ۵۰ زیردست مستقیم دارد. البته هوانگ مدیری استثنایی است و نمی‌توان او را معیاری برای یک مدیر معمولی دانست. تا وقتی تعارض‌هایی برای مدیریت کردن، منابعی برای تخصیص دادن، و بازخوردی برای ارائه وجود داشته باشد، بیشتر مدیران خیلی زودتر، به حداکثر ظرفیت خود می‌رسند.
بنابراین عبارت «بستگی دارد»، پاسخ درستی برای سوال مربوط به دامنه کنترل است. البته که همچنان پاسخ رضایت‌بخشی نیست. به همین دلیل است که آقای گولاتی از مدرسه کسب‌وکار هاروارد، هنگام مواجهه با این پرسش، یک چالش و یک طیف را به عنوان مبنا ارائه می‌کند. او می‌گوید: «عدد پیش‌فرض من بین ۱۲ تا ۱۵ نفر است. اگر قرار است از این محدوده فاصله بگیرید، باید دلیلش را برایم روشن کنید.»
منبع: Economist
