صبحها بازخورد بدهید!
اما آیا زمان ارائه این بازخورد تفاوتی ایجاد میکند؟ بدون شک. بررسیها نشان داده که زمانبندی بسیار مهم است. ارائه بازخورد در زمان نامناسب میتواند نتیجه عکس بدهد و باعث شود کارکنان گارد بگیرند یا دچار احساس استیصال شوند. درحالیکه زمانبندی و ساختار درست میتواند تضمین کند که بازخورد به شکلی سازنده دریافت و بهخوبی اجرا شود. خوشبختانه، علم مدیریت به ما میگوید چگونه این زمانبندی را درست تنظیم کنیم.
اول وقت انجامش دهید
به نظر میرسد وقتی پای دریافت بازخورد در میان باشد، بیشتر ما «آدمهای صبحگاهی» هستیم. تحقیقات متعددی نشان میدهند که ساعت بیولوژیک بدن انسانها بر هوشیاری، خلقوخو، سلامت و سایر عوامل تاثیر میگذارد. یک مطالعه نشان داده که مردم صبحها نسبت به بقیه ساعات روز، تحمل درد فیزیکی بالاتری دارند. این موضوع نشان میدهد ممکن است کارکنان در ابتدای روز پذیرش بیشتری نسبت به انتقاد سازنده داشته باشند. به همین ترتیب، مفهوم «خستگی تصمیمگیری» نشان میدهد که در طول روز، توانایی ما در پردازش اطلاعات پیچیده و پاسخگویی به آن کاهش مییابد.
به عنوان مثال، قضات در ساعات پایانی روز که منابع شناختیشان تحلیل رفته و توجه و تمرکز کمتری دارند، با احتمال بیشتری آزادی مشروط را رد میکنند. همین امر در مورد بازخورد هم صادق است. بازخوردی که در پایان یک روز طولانی یا پس از انجام کاری که ذهن را خسته کرده ارائه میشود، میتواند بهجای پذیرش، به مقاومت منجر شود.
اواسط هفته را در نظر بگیرید
بسیاری از کارکنان دچار نوعی اضطراب انتظاری هستند که به هراس یکشنبهها معروف است (ما به آن دلتنگی غروب جمعه میگوییم). این همان احساس دلهرهای است که با پایان تعطیلات آخر هفته و نزدیک شدن به هفته کاری جدید ایجاد میشود. این اضطراب اغلب ناشی از نگرانی درباره حجم کاری پیش رو و چالش تغییر وضعیت از زندگی شخصی به زندگی حرفهای است. جلسات بازخوردی که در اولین روز هفته تشکیل شوند، میتوانند به این احساسات دامن بزنند و باعث شوند کارکنان با نگرانی بیشتری سر کار حاضر شوند و تمایل کمتری به گفتوگوهای سازنده داشته باشند. حالت عکسش هم خوب نیست.
برگزاری جلسات بازخورد در آخرین روز هفته میتواند باعث شود کارکنان در طول تعطیلات آخر هفته دچار نشخوار فکری شوند. همین سبب میشود گرفتار الگوهای فکری منفی شوند که اجازه نمیدهد از کار جدا شوند تا تجدید قوا کنند و با آمادگی و بهرهوری بالاتری به کار برگردند. این مساله باعث میشود جلسات بازخورد در اواسط هفته موثرترین حالت را داشته باشند، چون کارکنان بعد از تعطیلات آخر هفته، روتین کاریشان را پیدا کردهاند و از طرف دیگر قبل از رسیدن به تعطیلات بعدی زمان کافی برای پردازش بازخورد را خواهند داشت.
هر چه بیشتر، بهتر
تحقیقات موسسه گالوپ نشان میدهد کارکنانی که حداقل هفتهای یکبار بازخورد معنادار دریافت میکنند، تعامل و تعلق سازمانی بیشتری دارند. سایر تحقیقات میدانی هم آشکار کرده که بازخورد هفتگی ارتباط مستقیمی با عملکرد بهتر و رضایت شغلی بالاتر دارد. سازمانها همسو با این یافتهها، از ارزیابیهای عملکرد سنتی سالانه یا ۶ماهه، بهسمت بازخوردهای عملکرد مداومتر حرکت میکنند. بنابراین، نکته کلیدی این است که برای حفظ تعامل و رسیدگی فوری به مسائل، جلسات بازخورد منظم داشته باشید، اما حتما تناوب آن را با ترجیحات فردی هر کارمند و ماهیت کار او هماهنگ کنید.
از غافلگیر کردن بپرهیزید
بازخورد در شرایط یکسان، زمانی که بلافاصله پس از رویداد مورد بحث ارائه شود، بیشترین تاثیر را دارد، اما نه در موقعیتهای بسیار حساس با استرس شدید یا حواسپرتی زیاد. برای مثال، اگر کارمندی تازه یک ارائه بسیار حساس را به پایان رسانده یا با یک بحران شخصی دستوپنج نرم میکند، بازخورد فوری بهجای راهنمایی حمایتگرانه، همچون حمله به نظر میرسد و به حالت تدافعی منجر میشود.
علاوه بر این، تحقیقات درباره کوچینگ موثر نشان میدهد که بازخورد باید در یک محیط ساختارمند ارائه شود، نه در موقعیتهای بیمقدمه و هیجانی. این کار باعث میشود کارکنان ذهنیت مناسبی برای شنیدن، هضم و عمل کردن به ورودیها داشته باشند. بنابراین، بهترین ترکیب این است که مدت کوتاهی پس از رویداد و با اطلاع قبلی بازخورد ارائه دهید تا هم ارتباط موضوع حفظ شود و هم شنونده غافلگیر نشود.
کیفیت مهمتر از کمیت است
با توجه به شرایط نیروی کار و هدف کارفرما، جلسات بازخورد طولانی و کشدار میتوانند درست به اندازه جلساتی که زمانبندی مناسبی ندارند، مخرب و غیرسازنده باشند. تحقیقات نشان میدهد که کیفیت بازخورد بیش از مدتزمان آن اهمیت دارد. با این حال، بهطور کلی برای رسیدگی به مسائل خاص، گفتوگوهای کوتاه و متمرکز ۵ تا ۱۰ دقیقهای خوب عمل میکنند، درحالیکه برای ارزیابیهای عملکرد کلیتر باید بحثهای طولانیتر ۳۰ تا ۴۵ دقیقهای در نظر گرفته شوند.
ساختار هم اهمیت دارد. یک جلسه بازخورد با ساختار مناسب باید شامل مقدمه شفاف، نکات قابل اجرا و پایانبندی مثبتی برای تاکید بر حمایت باشد. مثال: «میخواهم نظراتم را درباره اینکه چطور میتوانیم با هم پیشرفت کنیم، با تو در میان بگذارم»، «متوجه شدم وقتی مخالفت میکنی، صدایت را بیشتر از آن چیزی که شاید متوجه باشی، بالا میبری»، «خیلی مطمئنم که میتوانی در این زمینه پیشرفت کنی».
منبع: Wall Street Journal
