حلقه مفقوده مدیریت پروژه
حال پرسش این است که به‌رغم این زمینه و امکان استفاده حداکثری از دانش مدیریت پروژه در کشور عزیز ما ایران، چرا در بسیاری از پروژه‌ها، با ناکارآمدی و کاستی عملکردی روبه‌رو شده‌ایم. این حقیر نه به عنوان یک کارشناس مجرب مدیریت پروژه بلکه بر پایه تجارب و درس‌آموخته‌های خود، بعضی از علل این ناکارآمدی را به شرح ذیل ابراز می‌دارم. امید که با عبور از عبارت مسوولیت‌گریز «کی بود کی بود من نبودم» از نقش و مسوولیت خود نیز در به‌کارگیری تمامی ابزارهای بهروزشده جهانی مانند دانش مدیریت پروژه غافل نشویم.
۱- غفلت از الزامات آغازین پروژه
در مرحله آغازین و مصوب شدن پروژه، اولین و مهم‌ترین مستند آن، تدوین منشور پروژه یا Project-Charter است. در این مدرک مشخصات کلی پروژه از قبیل هدف، محدوده، نرخ بازدهی (IRR)، ذی‌نفعان اصلی، زمان‌بندی کلی، ریسک‌های مهم و غیره مطابق استاندارد PMBOK ذکر میشود. بدیهی است همراه و منضم با این منشور، ریسک‌های مهم و در مرحله شروع پروژه با درج میزان احتمال وقوع، شدت و پیامد و نحوه پاسخ به آنها نیز مستند میشود. در پروژه‌های متعددی بدون توجه به تحقق و انجام پیش‌نیازهای معین شده برای شروع پروژه که در قراردادهای مبادله‌شده با ساختار‌های پیمانکاری یا سرمایه‌گذاری (EP,P,EPC,PPA,ECA ,…)، درج شده، اجرای پروژه شروع میشود.
از جمله این پیش‌نیازها می‌توان از: تامین مالی، صدور کامل مجوزات طرفین قرارداد، پیش‌پرداخت، تدوین مدارک مهندسی اولیه، و تجهیز قابل قبول کارگاه (امکانات دوران ساخت) نام برد. کارهای ناتمام اشاره‌شده، در طول اجرای پروژه، گریبان‌گیر پیشبرد آن شده و عملا در جایگاه نابجای ریسک موجب عواقب ناخواسته (تعلیق، تاخیر، هزینه‌های مترتب و عدم النفع) و غیرمنطبق با اهداف پروژه میشود. این رویکرد گویای وضعیت نابهنجار بسیاری از پروژه‌ها در کشور است که تحت عنوان معضل پروژه‌های ناتمام در رسانه‌های رسمی کشور نیز منعکس شده است. متاسفانه تعداد این پروژه‌ها در سال‌های اخیر اگر اشتباه نکنم به حدود 54 تا 60هزار گزارش شده است. در این حیطه نیز سایه شیوه‌های دستوری غیر مبتنی بر مبانی دانش مدیریت پروژه به عنوان یکی از مانع‌های اصلی، مشاهده میشود.
۲-ضعف در مدیریت مدارک و فرآیندهای اجرایی
به‌رغم معیارهای اساسی و تعریف‌شده برای گردش مدارک و اسناد پروژه، مطابق استاندارد PMBOK، همچنین وجود نرم‌افزار‌های پیشرفته و مراجع بهروزشده استانداردی، متاسفانه این گردش تحت پایش و مدیریت موثر قرار نمی‌گیرد. یکی از این عوامل متوقف‌کننده پروژه، شیوه تایید و بررسی بموقع مدارک و مستندات اجرایی پروژه است. ابهام و تاخیر در این فرآیند، در خیلی از مواقع، ناشی از به‌کارگیری معیارهای نابهنگام‌شده، تحکم‌های دستوری صادر‌شده از جانب مشاوران یا نمایندگان کارفرما/سرمایه‌گذار است. شایان ذکر است یکی از نگرانی‌ها و حساسیت شرکت‌های خصوصی و به‌خصوص خارج از کشور در مبادله یا اجرای قرارداد، شیوه بررسی مدارک پروژه است.
به منظور دستیابی هرچه سریع‌تر به اهداف پروژه، ضروری است اتمسفر و محیط پروژه را از وجوهی مانند داوری‌های مبتنی بر معیارهای منسوخ‌شده در همه ابعاد (فنی، حقوقی و قراردادی) و کار غیرتیمی زدود. گفت‌وگو، مذاکره و برگزاری جلسات کارشناسی لازمه اجتناب از اختلافات و تاثیر مخرب آنها بر مدیریت پروژه به شمار می‌رود. مهیا نشدن بموقع مدارک اجرایی پروژه به تعلیق کار، تحمیل هزینه‌های سنگین و در نهایت عدم‌النفع ذی‌نفعان پروژه منتهی میشود.
۳- مدیریت ریسک؛ از نظریه تا عمل
در راستای مدیریت ریسک هر پروژه، لازم است قبل از مبادله قراردادهای پروژه (مالی، اجرایی و فروش محصول) نسبت به ارزیابی جامع و تخصیص/تقسیم ریسک‌های طرفین قرارداد (Risk Allocation) اهتمام جدی به عمل آید. برای مثال تغییر و قوانین در مبانی حقوقی و تجاری ایران شامل: واردات، صادرات، نرخ سوخت، نرخ تسعیر ارز، تعرفه‌های فروش محصول و غیره بر شاخص و اهداف پروژه اثرگذاری قابل‌توجه دارد. شوربختانه در تعدادی از پروژه‌ها، به مدیریت ریسک در محدوده نظری / مدرک ممیزی‌های موردنیاز نگریسته میشود؛ در صورتی که برای پایش یا کاهش ریسک‌های مهم، تخصیص تیم و ارسال گزارش این تیم‌ها به مدیران عالی جهت اتخاذ تصمیم و رهنمود، ضرورت تام دارد.
۴- حفاظت از تجهیزات: چالش فراموش‌شده
جهت حفاظت از کلیه تجهیزات، کارهای انجام‌شده، قبل از راه‌اندازی و بهره‌برداری (Preservation) باید براساس دستورالعمل‌های سازندگان و فرایندی منسجم، از آسیب، خرابی و کاهش کیفیت آنها ممانعت به عمل آید. در این راستا می‌توان از صدمه زدن به تجهیز مهمی مانند ژنراتور نیروگاه در اثر جذب رطوبت نام برد که به‌جز تاخیر و اعمال هزینه قابل‌توجه تعمیرات و کاهش عمر مفید آن، می‌تواند بهره‌برداری نرمال و مطمئن پروژه را با خدشه مواجه کند.
نتیجه‌گیری
بدیهی است ابزارهای نوین از جمله دانش مدیریت پروژه، راهنمایی جامع و کلی به شمار می‌رود. در مدیریت هر پروژه لازم است اصل متناسب‌سازی (Tailoring) و شمول جزئیات ویژگی‌های آن جهت حصول اهداف پروژه مدنظر جدی قرار گیرد. ضمن تاکید بر اهمیت همیشگی و تاثیرگذار شرایط و با معنای وسیع آن یعنی Context در اخذ تصمیمات و اقدامات کارشناسان و مدیران محترم درگیر در پروژه، شایسته است این عزیزان به تفکر اقتصادی بیشتری تجهیز شده و از طرف دیگر با پذیرش و اعتماد به تاثیر شگرف کنشگری، نقش و مدیریت خود را نیز در پیشبرد پروژه از یاد نبریم.
* فعال صنعت برق
