دفاتر باز: فرصت همکاری یا منبع استرس؟
با این حال، مطالعات اخیر نشان می‌دهد که تصویر ایده‌آل دفاتر باز برای تقویت خلاقیت و تعامل، همیشه با واقعیت همخوان نیست. بنابراین برای درک بهتر این پدیده، شایسته است آن را نه‌تنها از زاویه معماری و صرفه‌جویی اقتصادی، بلکه در بستر فرهنگ سازمانی و اجتماعی نیز مورد بررسی قرار داد.
معایب دفاتر باز
یکی از مهم‌ترین کاستی‌های دفاتر باز، اثرات منفی بر بهره‌وری و تمرکز کاری است. مطالعه منتشرشده در نشریه Environment and Behavior نشان داد که کارکنان مستقر در این نوع دفاتر نسبت به همتایان خود در دفاتر سنتی، در حدود ۶۶ درصد تمرکز کمتری بر وظایف عمیق را تجربه کرده‌اند. برخی از عوامل این کاهش تمرکز عبارتند از:
مزاحمت‌های صوتی: محیط‌های باز ذاتا پر سر و صدا هستند؛ گفت‌وگوها، تماس‌های تلفنی و صدای تایپ و کلیک‌های ماوس مداوم، جریان دائمی از محرک‌های شنیداری ایجاد می‌کنند. مطالعه‌ای توسط شرکت طراحی و معماری «جنسلر» (Gensler)، نشان داد ۷۰ درصد کارکنان از میزان سروصدای موجود در محیط کار خود ناراضی هستند. این سروصداها می‌تواند تمرکز کارکنان را مختل کرده و انجام وظایف نیازمند توجه مداوم و کار عمیق را دشوار کند.
فقدان حریم خصوصی: دفاتر باز معمولا فاقد فضاهای ساکت و اختصاصی برای کارهای متمرکز هستند. این موضوع می‌تواند باعث شود کارکنان بیش از حد تحریک شوند و نتوانند بر کار خود تمرکز کنند. مطالعه‌ای از دانشگاه آکسفورد نشان داد کارکنان در دفاتر باز، کنترل کمتری بر محیط کاری و حریم خصوصی خود دارند که کاهش بیشتر تمرکز و بهره‌وری را به دنبال دارد.
مشکلات تهویه و آسایش دمایی: تامین شرایط مطلوب دما و جریان هوا حتی در اقلیم‌های معتدل هم پیچیده است، اما این موضوع در کشورهای با آب و هوای گرم یا در محیط‌هایی با تفاوت‌ها و تنوع بالای فرهنگی و فیزیکی میان کارکنان، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. دلیل اصلی، تفاوت حس آسایش دمایی در افراد است که به عواملی مانند جنسیت، متابولیسم، سن، سلامتی جسم و غیره وابسته است.
اگرچه حامیان دفاتر باز مدعی هستند که این فضاها به همکاری و ارتباط، تعامل کارکنان و تیم‌ها کمک می‌کند، شواهد علمی، خلاف این موضوع را نشان می‌دهد. مطالعه‌ای در مدرسه کسب‌وکار هاروارد در سال ۲۰۱۸ نشان داد که پس از استقرار شرکت‌ها در دفاتر باز، تعاملات رودررو در حدود ۷۰درصد کاهش یافت. این پدیده به پارادوکس حریم خصوصی (Privacy Paradox) معروف است؛ جایی که کارکنان به‌دلیل آگاهی از بیشتر شنیده شدن توسط دیگران، تمایل کمتری به مکالمات خودجوش دارند.
در نتیجه، گفت‌وگوها و ارتباطات محدود می‌شوند و کارکنان به کانال‌های غیرحضوری مانند ایمیل و پیام‌رسان‌های اجتماعی روی می‌آورند. به‌علاوه، فقدان حریم خصوصی و سروصدای دائمی در دفاتر باز می‌تواند استرس و نارضایتی کارکنان را افزایش دهد. مطالعه دیگری توسط شرکت جنسلر در سال ۲۰۲۱ نشان داد که ۵۰ درصد کارکنان در دفاتر باز دچار استرس هستند. همچنین، مطالعه دانشگاه کرنل ارتباط میان دفاتر باز و فشار خون بالاتر در میان کارکنان را تایید کرد.
این پیامدهای منفی بر آسایش کارکنان می‌تواند به افزایش غیبت‌ها و جابه‌جایی‌های شغلی منجر شود. در نظرسنجی شرکت خدمات کسب و کار «کلاچ» (Clutch) در سال ۲۰۲۳، ۱۳درصد کارکنان در دفاتر باز اعلام کردند که به دلیل نوع طراحی محیط کاری، به ترک شغل خود فکر کرده‌اند.
کمبود دسترسی به نور طبیعی به عنوان یکی از ویژگی‌های رایج در طراحی دفاتر باز، می‌تواند ریتم شبانه‌روزی بدن را مختل کرده و به مشکلات خواب منجر شود. همچنین، فاصله اندک کارکنان در فضاهای باز، خطر شیوع بیماری‌ها را افزایش می‌دهد؛ موضوعی که در دوران همه‌گیری کووید ۱۹ برجسته‌تر شد.
فردگرایی در برابر جمع‌گرایی
یکی از عوامل تاثیرگذار در درک چرایی تفاوت تجربه‌ها از محیط‌های کاری باز، زمینه فرهنگی است. بر اساس نظریه ابعاد فرهنگی «هافستد»، کشورها بر پایه مقوله فردگرایی (Individualism) و مقوله جمع‌گرایی (Collectivism) دسته‌بندی می‌شوند:
در فرهنگ‌های فردگرا (مثل ایالات متحده و استرالیا)، هویت افراد بر اساس استقلال و دستاوردهای شخصی تعریف می‌شود. کارکنان شفافیت و دسترسی آسان را ارزشمند می‌دانند، اما همزمان به حریم خصوصی بالایی نیاز دارند. از این‌رو، دفاتر باز زمانی می‌توانند کارآمد باشند که در کنار آنها فضاهای خصوصی مکمل نیز طراحی شود.
در فرهنگ‌های جمع‌گرا (مثل چین، ایران یا کشورهای عربی)، هویت افراد بیشتر از طریق گروه و روابط اجتماعی تعریف می‌شود. در ظاهر، دفاتر باز باید هماهنگی و تعامل بیشتری میان افراد ایجاد کند. ولی در عمل، فشار اجتماعی و ملاحظات افزایش می‌یابد. به همین دلیل، کارکنان ممکن است به جای تمرکز بر کار، نگران قضاوت دیگران باشند. در نتیجه، این فضاها گاه به محیطی پر از تعاملات سطحی تبدیل می‌شوند و از هدف اصلی خود به عنوان بستری برای کار تیمی و همکاری واقعی فاصله می‌گیرند.
راهکارهای پیشنهادی
در دفاتر باز، یکی از چالش‌های اصلی حفظ تعادل میان همکاری گروهی و تمرکز فردی است. برای مدیریت این مساله، برخی سازمان‌ها از ایده‌ای مشابه نقش «مبصر» در کلاس‌های درس الهام گرفته‌اند. در این رویکرد، افرادی با عنوان‌هایی مانند «ناظر تمرکز» یا «سفیر سکوت» انتخاب می‌شوند. وظیفه آنها تحمیل سکوت مطلق نیست، بلکه یادآوری هنجارهای توافق‌شده، میانجی‌گری در تعارض‌های مرتبط با سروصدا و کمک به شکل‌گیری محیطی متعادل است؛ جایی که هم کار تیمی و هم تمرکز فردی امکان‌پذیر باشد.
این تجربه نشان می‌دهد که صرفا وجود قوانین کافی نیست، بلکه حضور همکارانی که به‌عنوان الگو و یادآور عمل می‌کنند، می‌تواند حس مسوولیت مشترک را در ایجاد محیطی آرام و بهره‌ور تقویت کند.
علاوه بر این، برخی شرکت‌ها برای کاهش اثرات منفی دفاتر باز، اقداماتی همچون ایجاد اتاق‌های ساکت یا طراحی فضاهای کوچک‌تر برای تیم‌های محدود را اجرا کرده‌اند. استفاده از فناوری‌های نوین نیز به کارکنان امکان می‌دهد نور و تهویه را به‌صورت شخصی‌سازی‌شده تنظیم کنند. همچنین، بهره‌گیری از سیاست‌های دورکاری در برخی روزها می‌تواند تراکم افراد در محیط‌های باز را کاهش داده و بخشی از پیامدهای منفی این نوع از طراحی را کنترل کند.
نتیجه‌گیری
طراحی و به‌کارگیری دفاتر باز می‌تواند هم مزایا و هم معایبی برای کسب‌وکارها و کارکنان به همراه داشته باشد. در فرهنگ‌های فردگرا، اولویت اصلی ایجاد تعادلی میان شفافیت و حفظ حریم خصوصی است. در مقابل، در فرهنگ‌های جمع‌گرا، طراحی باید به‌گونه‌ای باشد که علاوه بر تقویت همکاری، فرصت گفت‌وگوهای امن و تمرکز فردی را نیز فراهم کند.
در نهایت، موفقیت دفاتر باز تنها به چیدمان فیزیکی وابسته نیست، بلکه نیازمند درک عمیق از بستر فرهنگی و سازمانی است. سازمان‌هایی که این پیوند میان معماری و فرهنگ را جدی بگیرند، می‌توانند محیطی خلق کنند که هم رضایت کارکنان را افزایش دهد و هم بهره‌وری واقعی سازمان را ارتقا بخشد.
